Tiếp và làm việc với Đoàn có đ/c Quản Chí Công, Ủy viên Ban Thường vụ Thành ủy, Phó Chủ tịch UBND thành phố Thái Nguyên cùng lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND, phòng Tài chính Kế hoạch, phòng Văn hóa Thông tin, phòng Nội vụ thành phố.

        Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; Quyết định số 957/QĐ-UBND, ngày 22/5/2013 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc ban hành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử dùng chung tỉnh Thái Nguyên, UBND thành phố đã triển khai nghiêm túc và đạt được kết quả bước đầu như: Cơ sở hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng cho việc sử dụng thư điện tử và văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước được đảm bảo. Từ năm 2011, UBND thành phố đã triển khai Dự án tin học hóa trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 3 với tổng kinh phí được phê duyệt trên 2,7 tỷ. Từ quý I năm 2013, Cổng thông tin điện tử thành phố đi vào hoạt động; các phần mềm điều hành tác nghiệp được triển khai rộng rãi trên toàn thành phố như: Phần mềm quản lý nhân sự; quản lý hồ sơ tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận một cửa; lập lịch công tác; quản lý văn bản đi, đến; quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được trang bị và triển khai đến 100% các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, phường thuộc thành phố. 100% lãnh đạo thành phố, lãnh đạo và cán bộ, công chức các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố, UBND các xã, phường sử dụng thành thạo hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên hệ thống phần mềm hỗ trợ điều hành tác nghiệp của thành phố. 100% văn bản chỉ đạo chỉ đạo, điều hành được thực hiện qua hệ thống phần mềm hỗ trợ điều hành tác nghiệp của thành phố, chỉ gửi văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy. 100% ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thành phố được phê duyệt trực tiếp trên văn bản điện tử. Từ quý I năm 2014, trừ các văn bản có quy định mật, 100% các văn bản, hồ sơ, tài liệu chính thức trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố để giải quyết công việc ngoài hồ sơ giấy, kèm theo bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản (điều kiện bắt buộc để hồ sơ được trình ký, lấy số phát hành).

Kết quả xử lý văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản đi đến: Năm 2014, thành phố tiếp nhận gần 7.000 văn bản đến, trên 15.000 văn bản đi (trong đó: 1.436 công văn, 11.928 quyết định, 732 thông báo, 10 chỉ thị và gần 1.000 văn bản các loại khác); 5 tháng đầu năm 2015, thành phố tiếp nhận trên 2.200 văn bản đến, trên 5.500 văn bản đi (trong đó: 516 công văn, 4.161 quyết định, 252 thông báo và trên 600 văn bản các loại khác).

Về Công tác trao đổi văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử dùng chung của tỉnh (@thainguyen.gov.vn): 100% lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố, lãnh đạo UBND các xã phường được cấp hòm thư điện tử dùng chung của tỉnh và thường xuyên sử dụng thư điện tử trong công việc. Các đơn vị đã cử cán bộ có thẩm quyền thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để kịp thời cập nhật văn bản và xử lý văn bản theo đúng quy định. Kết quả, từ đầu năm 2014 đến nay, UBND thành phố đã nhận trên 1.200 văn bản trên hệ thống thư điện tử gồm: 509 văn bản sao y, 26 văn bản chỉ đạo hỏa tốc, Nghị quyết các kỳ họp HĐND, các tài liệu phiên họp, báo cáo số liệu tổng hợp kinh tế xã hội, thông báo, mục nghiên cứu trao đổi, dự thảo kế hoạch, 650 mục tổng hợp báo chí…tại UBND thành phố, từ tháng 3/2015, đã triển khai hệ thống tin nhắn tự động để điều hành trực tiếp các nhiệm vụ công tác từ HĐND, UBND thành phố đến các đơn vị qua hệ thống tin nhắn đến các mạng Vinaphone, Mobiphone, Viettel. Theo đó, Trưởng, Phó các phòng, ban, đơn vị, đoàn thể, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND xã phường phải đăng ký họ tên, chức danh, số điện thoại liên lạc để nhận tin nhắn chỉ đạo điều hành trực tiếp của HĐND, UBND thành phố.

Về triển khai hiện đại hóa trong công tác giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của thành phố: Cổng thông tin điện tử thành phố Thái Nguyên (thainguyencity.gov.vn) đã đăng tải công khai 52 thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức và công dân, trên các lĩnh vực đang thực hiện tại bộ phận “Một cửa” thành phố đã được Chủ tịch UBND thành phố ký Quyết định ban hành quy trình giải quyết theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008; đồng thời, đăng tải kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, UBND thành phố có liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính. Năm 2014, bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ thủ tục hành chính đã tiếp nhận 22.338 hồ sơ, đã giải quyết xong 21.588 hồ sơ (trong đó, giải quyết đúng hạn 21.575 hồ sơ, giải quyết xong quá hạn: 13 hồ sơ), đang giải quyết 595 hồ sơ, trả lại 108 hồ sơ, công dân tự xin rút 47 hồ sơ; 5 tháng đầu năm 2015, bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ thủ tục hành chính đã tiếp nhận 11.097 hồ sơ, đã giải quyết xong 9.404 hồ sơ, đang giải quyết 1.653 hồ sơ, trả lại 40 hồ sơ, không có hồ sơ quá hạn.

Tiếp đó, đoàn kiểm tra đã kiểm tra thực tế tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của thành phố, bộ phận văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố.

Đoàn kiểm tra hồ sơ tại bộ phận "một cửa" thành phố 

Đoàn kiểm tra hồ sơ tại bộ phận Văn thư lưu trữ

        Phát biểu tại hội nghị, đồng chí Nguyễn Đức Lộc, Phó Giám đốc Sở Thông tin truyền thông, Trưởng đoàn kiểm tra đánh giá cao công tác trao đổi văn bản điện tử tại thành phố. Cơ sở vật chất, kỹ thuật đã được ưu tiên đầu tư và đảm bảo được các điều kiện tốt cho việc ứng dụng thư điện tử, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Sau một thời gian triển khai, hoạt động ứng dụng khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử và trao đổi văn bản điện tử trong giao dịch hành chính thành phố tại các đơn vị bước đầu đã đi vào nề nếp. Thói quen sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp trong trao đổi công việc hàng ngày là động lực thúc đẩy cán bộ tiếp cận dần với mô hình chính quyền điện tử. Kết quả kiểm tra sẽ được tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh theo quy định.

Phương Lan