Kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại UBND thành phố Thái Nguyên

6/27/2014 4:33:45 PM 1992

(thainguyencity.gov.vn) Thực hiện Kế hoạch số 12/KH-SNV ngày 11/3/2014 của Sở Nội vụ v/v kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quý II/2014; Sáng nay, ngày 27/6, đoàn kiểm tra của tỉnh được thành lập theo Quyết định số 440/QĐ-SNV ngày 17/6/2014 của Sở Nội vụ tỉnh, do ông Ngô Doanh Thể, Chi cục trưởng Chi cục văn thư, lưu trữ làm trưởng đoàn đã đến kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố Thái Nguyên. Đồng chí Vũ Thị Bích Thủy, Ủy viên BTV Thành ủy, Phó Chủ tịch UBND thành phố đã đón tiếp và làm việc với đoàn kiểm tra.

    Sau khi xem xét các báo cáo theo đề cương hướng dẫn, đoàn kiểm tra đã đến kiểm tra thực tế tại 04 đơn vị thuộc thành phố là Văn phòng HĐND&UBND thành phố, phòng Nội vụ, UBND phường Hoàng Văn Thụ, UBND xã Đồng Bẩm.

Ông Ngô Doanh Thể, Chi cục trưởng Chi cục văn thư, lưu trữ tỉnh, Trưởng đoàn kiểm tra làm việc với cơ quan Văn phòng HĐND&UBND thành phố

    Tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố, đoàn kiểm tra đánh giá cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt. Công tác văn thư thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả cao: thể thức, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản của thành phố đều được thực hiện nghiêm túc theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Năm 2013, Văn phòng HĐND-UBND thành phố đã tiếp nhận và xử lý trên 13.000 văn bản các loại; phát hành văn bản đi gần 18.000 văn bản các loại; Chỉ riêng 6 tháng đầu năm 2014, Văn phòng HĐND&UBND thành phố tiếp nhận và xử lý gần 4.000 văn bản; phát hành gần 10.000 văn bản các loại. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến thực hiện đúng quy định. Bên cạnh việc đăng ký, quản lý văn bản bằng sổ sách truyền thống, từ năm 2007 đến nay, Văn phòng đã áp dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm lấy số văn bản tự động, phần mềm lập lịch công tác, lập hồ sơ công việc, kết nối chung vào hệ thống thư điện tử của tỉnh; 100% cán bộ, công chức, viên chức của thành phố triển khai sử dụng và khai thác văn bản qua hệ thống phần mềm điện tử. Đối với văn bản đến: Văn phòng HĐND&UBND thành phố có trách nhiệm nhập số, ký hiệu, trích yếu nội dung văn bản, quyét văn bản điện tử, chuyển theo phần mềm quản lý văn bản đến. Đối với văn bản đi: các phòng, ban, đơn vị khi tham mưu văn bản của HĐND&UBND thành phố có trách nhiệm chuyển văn bản dự thảo vào hệ thống quản lý theo quy trình quản lý văn bản đến; văn bản được chuyển qua bộ phận văn thư, lấy số tự động theo phần mềm quản lý; văn bản phát hành được Scan mầu và gửi vào hệ thống thư điện tử qua địa chỉ tài khoản của lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị, đoàn thể và UBND 28 phường, xã trên địa bàn thành phố. Bản chính của văn bản đi được lưu tại bộ phận văn thư theo đúng quy định, phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu tài liệu. Riêng đối với văn bản “mật”, “tối mật” được lấy số và ban hành theo Thông tư 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2010; Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đảm bảo đúng theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT- BCA-TCCP, ngày 06/5/2002 của Liên Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Công tác lưu trữ được chú trọng, bố trí 01 kho lưu trữ riêng, được đầu tư trang bị thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: giá inox, bìa, hộp, cặp tài liệu, máy điều hòa, quạt, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, máy Scan mầu...; Công tác ứng dụng công nghệ thông tin được đẩy mạnh. Hiện nay, Văn phòng HĐND&UBND thành phố đã hoàn thành 3 giai đoạn (giai đoạn 1 năm 2007, giai đoạn 2 năm 2009, giai đoạn 3 năm 3013) của Dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố Thái Nguyên với tổng kinh phí gần 8 tỷ đồng, góp phần phục vụ nhanh chóng, kịp thời công khai, minh bạch trong công tác quản lý, điều hành của HĐND&UBND thành phố.

   

Đoàn kiểm tra làm việc tại UBND xã Đồng Bẩm

    Tại UBND xã Đồng Bẩm, đoàn kiểm tra đã trực tiếp kiểm tra văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ lưu trữ tại đơn vị. Trong 6 tháng đầu năm 2014, UBND xã Đồng Bẩm đã xử lý trên 331 văn bản đến, ban hành trên 439 văn bản đi. UBND xã đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn phòng chuyên trách thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Hồ sơ lưu trữ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước của đơn vị.

Đoàn kiểm tra làm việc tại UBND phường Hoàng Văn Thụ

    Tại UBND phường Hoàng Văn Thụ, đoàn kiểm tra trực tiếp làm việc với bộ phận Văn phòng thống kê kiểm tra hồ sơ, tài liệu văn thư, lưu trữ. Trong 6 tháng đầu năm 2014, UBND phường Hoàng Văn Thụ đã phát hành trên 412 văn bản các loại, tiếp nhận trên 741 văn bản đến. UBND phường bố trí 01 cán bộ văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sắp xếp ngăn nắp, phân loại riêng biệt, có giá đựng hồ sơ, cặp tài liệu, tủ lưu trữ đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc bảo quản, tra cứu tài liệu. Đây là một trong những đơn vị tiêu biểu của thành phố thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành.

    Tại phòng Nội vụ thành phố, đoàn kiểm tra trực tiếp xem xét phòng lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức và các hồ sơ công việc có liên quan.

    Qua kiểm tra, đại diện đoàn kiểm tra đánh giá cao công tác văn thư, lưu trữ tại UBND thành phố Thái Nguyên và các đơn vị được kiểm tra. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm, cử tham gia các lớp đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao. Cơ sở vật chất khang trang, hiện đại đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo quy định. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, đoàn kiểm tra đề nghị các đơn vị khắc phục ngay một số tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ, đó là: cán bộ làm công tác văn thư chưa có chuyên môn nghiệp vụ sâu; việc lập danh mục, hồ sơ công việc chưa được thực hiện thường xuyên; việc chỉnh lý giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tỉnh còn hạn chế; còn tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được xử lý kịp thời, chưa thực hiện tiêu hủy văn bản, tài liệu hết giá trị; Ngoài văn phòng HĐND&UBND thành phố có bố trí 01 kho lưu trữ, còn lại các đơn vị không có kho lưu trữ, chỉ thực hiện lưu trữ tại các bộ phận chuyên môn...

Phương Lan – Tuấn Anh